1. Onze Vernieuwingen in het beoordelingsproces van proefdossiers
Het Zorginstituut heeft in het voorjaar van 2025 een vernieuwde werkwijze geïmplementeerd voor het beoordelen van het proefdossier. Ook hebben we dit geëvalueerd. Het doel van deze vernieuwing was: een duidelijker, efficiënter en simpeler proces.
We hebben de volgende vernieuwingen doorgevoerd:
• We hebben een kerndocument geïntroduceerd. Hierin geven we een samenvatting van alle essentiële onderdelen van het vergoedingsdossier.
• We zijn gaan werken met een vast tijdslot, zodat het intern en extern duidelijk is wanneer een proefdossier in behandeling wordt genomen.
• We hebben een feedbackformulier geïntroduceerd. Hierin geeft het Zorginstituut gestructureerd feedback op het kerndocument.
2. Feedback registratiehouders
We hebben gedurende het jaar feedback verzameld over de vernieuwingen. Hiervoor hebben we een evaluatieformulier gebruikt. Na ontvangst van ieder feedbackformulier kon de registratiehouder het evaluatieformulier invullen.
De belangrijkste punten uit deze evaluatie zijn:
• Over het algemeen was de feedback die we verzameld hebben positief. Indieners van het proefdossier kregen een duidelijker beeld van wat er van ze verwacht werd.
• Het was ook vrijwel meteen duidelijk wanneer een vooroverleg zou plaatsvinden, iets wat daarvoor niet consistent gebeurde.
• Het was duidelijk wat het Zorginstituut beoordeelde in het proefdossier. De opzet van het vooroverleg was op voorhand bekend.
• Verbeterpunten waren vooral gericht op het kerndocument.
3. Invloed op doorlooptijden
Na het doorvoeren van de vernieuwingen is de doorlooptijd van het beoordelen van proefdossiers verbeterd:
• Van 98 dagen - voor de introductie van de nieuwe werkwijze (gemeten van 1 januari 2024 t/m/ 31 januari 2024)
• Naar 38 dagen – na invoering van de nieuwe werkwijze - gemeten tussen 1 februari 2025 en 31 december 2025.
Een heel mooie ontwikkeling dus!
4. Verbeteringen na feedback
Op basis van jullie feedback hebben we de volgende aanpassingen gedaan:
1 In het kerndocument zijn de vragen over het Farmaco-economische(FE)- deel uitgebreid. Het doel is meer inzicht in het FE krijgen in deze fase van de indiening, om daardoor ook gerichter feedback te kunnen geven.
2 In verschillende secties in het kerndocument is de woordenlimiet verruimd. Dit geldt voor de secties waarvan jullie hebben aangegeven dat het een uitdaging is om binnen het aantal woorden te blijven. Zo maken we het kerndocument gebruiksvriendelijker en behouden we een duidelijk overzicht van alle relevante feiten.
3 Tabel 9.4 ‘Overzicht resultaten’ in het kerndocument is aangepast. Deze is nu bruikbaar bij alle studietypen.
4 Er zijn meer tijdslots vrijgemaakt voor vooroverleg met het Zorginstituut. Zo komt iedere registratiehouder sneller aan de beurt om het proefdossier te bespreken.
Bedankt!
We willen iedereen die feedback heeft gegeven en heeft meegedacht aan de vernieuwing hartelijk bedanken. We hebben met elkaar mooie resultaten behaald!
